文書の保存期間を定めるにあたっては、利用可能性を完全に喪失した時期を基準にすべきです。
一般に税務上の時効を基準として文書保存期間を定める企業が多いようですが、例えば不法行為の消滅時効の最も長い期間は不法行為時から２０年にも及びます。
したがって、処分証書や重要な報告証書は、税務上の時効に基づき形式的に保存期間を定めるのではなく、後日の法的紛争も視野に入れてしかるべき期間まで保存しておくべきです。
なお、文書を廃棄する場合であっても、最近では、高性能のスキャナー機器が安価で人手でき、また、膨大な情報を記録できる電子的な記憶装置も廉価となっていますので、電子情報として永久保管しておくことも検討すべきと思われます。
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著者：弁護士 畑中鐵丸 ／著者所属：弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所
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