01754_法定文書の法定保存年限管理

企業活動を展開する中で、実に様々な文書が発生します。 メモや走り書きの類から、定款や株主総会議事録のような重要文書まで、その重要性も様々ですが、管理上頭を悩ませるのは、保存期間の管理です。 もちろん、無限の保管スペースがあれば、文書という文書をすべからく管理しておけばいいのですが、企業活動から生じる尋常ではないボリュー...

01089_アセスメント・環境整備フェーズ>法務活動・フェーズ1>文書管理(フェーズ1B)>(1)文書管理の重要性

文書の整理・体系化・管理も企業活動の重要な業務の1つです。 何か事件が発生し、企業が自己の立場の正当性を主張立証しなければならない場合、司法・行政の別を問わず、およそ公的手続といわれる場においては、文書こそがモノをいいます。 例えば、体裁も多様で、時系列もバラバラで、記録としての即時性も継続性も一貫性もなく、保管場所も...

00832_文書管理の重要性

文書の整理・体系化・管理も企業活動の重要な業務の一つです。 何か事件が発生し、企業が自己の立場の正当性を主張立証しなければならない場合、司法・行政の別を問わず、およそ公的手続といわれる場においては、文書こそがモノをいいます。 例えば、体裁も多様で、時系列もバラバラで、記録としての即時性も継続性も一貫性もなく、保管場所も...

00806_企業の安全保障において「文書」が決定的武器になる理由

人も企業も、ルールやモラルや信義には従いません。気にはしますが。 人や企業が従うのは、本能であり、欲です。 どんな立派な修行を積んだ人間でも、欲や本能には勝てません。 企業の本能は、営利の追及、金儲けです。会社法の教科書の冒頭に会社は営利追及を目的とした社団法人(営利社団法人性)がその本質である、と書いてあるとおりです...

00694_文書管理の基本その2:処分証書と報告証書

訴訟においては、書証が決定的な重要性をもちます。 訴訟は、筆談戦、文書戦の様相を呈しているといえるほど、文書が偏重されます。 そして、書証(文書の証拠)においても、序列はあります。 それは、処分証書と報告証書という証拠価値における序列区分です。 処分証書とは、証明の対象である意思表示その他の法律行為(要するに契約の存在...

00691_上場準備としての文書管理体制整備の実体

通常の中小中堅企業は、ろくに文書管理、計数管理をやっていません。 もちろん、毎年決算して、納税のための申告をする関係で、もちろん、計数管理は最低限やっているでしょう。 とはいえ、目先の納税課題をクリアするためのやっつけ仕事がほとんどであり、あるいは、節税その他のために、計画的かつ意図的にいろいろな管理をしているかもしれ...

00690_事実や状況を適切な文書で適切に記録することの価値

司法・行政の別を問わず、およそ公的手続といわれる場においては、「文書」こそがモノをいいますので、事実や状況を適切な文書で適切に記録することは、有事において圧倒的な強さを発揮することは言うまでもありません。 このことに加えて、経営上の積極的価値もあり、経営管理上も大いに有益性を発揮します。 事業活動の記録を文書で適正に残...

00689_手続終盤に重要証拠を出して、逆転を狙えるか?

有事の状況において、企業の正当性を立証しうる証拠が発見できず、長時間のドキュメントマイニング(資料発掘)の結果、ようやく重要な証拠書類が見つかり、手続の終盤に突如提出すると、裁判官や審判官は不信感をもちます。 それ以前、心証をくるくる変える必要が生じ、訴訟経済や思考経済を壊滅的に狂わされ、大いな迷惑を感じ、この反感やこ...

00688_法務部の業務としての文書管理

法務部が行う文書管理業務(ドキュメンテーション)としては、文書起案(ドラフティング)、文書閲読(レビュー)文書校正(リバイズ)文書完成・印紙貼付・調印(ファイナライズ)文書編綴(ファイリング)、文書保管・管理、文書開示要求への対処、文書探索(マイニング)文書利用・証拠提出・返還処理、文書廃棄、といった各作業を意味します...