企業法務大百科®

なぜ書かれないのか

ある管理部門で、予算修正に関する会議が開かれました。

議論は白熱し、最終的には
「部内で再検討のうえ、来週もう一度提案を出す」
という流れで着地しました。

ところが、次の週になって再びその話題が上がった際、出席者のあいだで意見が食い違っていました。

「そんな話だったでしょうか？」
「了承されたと思っていましたが・・・」
「再提出の結論だったはずです」

このように、記録が残っていなければ、前提そのものが揺らいでしまいます。

誰かが書いておけばよかった。

しかし実際には、誰も
「書くこと」
を役割として担っていなかったのです。

その結果、同じ議論をもう一度、振り出しからやり直すはめになりました。

このような場面は、日々の企業活動のなかで、決して珍しくありません。

属人化から、設計へ

なぜ記録が残っていなかったのか。

会議自体は正式な稟議ではなく、部内の打ち合わせにすぎませんでした。

議事録係がいるわけでもなく、メモはあっても個人が断片的に持っているだけでした。

つまり、
「必要だとは思っていたけれども、“書く”ことが業務の流れに組み込まれていなかった」
ということです。

組織の中に、記録を残す設計がなかったのです。

こうした事態を防ぐには、個人の責任や努力に頼っていてはいけません。
「書ける人」
がいるかどうかではなく、誰でも自然に“書くようになる”仕組みを整えることが大切です。

たとえば、次のような発想が必要です。

・会議の招集メールに、記録担当者の欄を設けておく
・業務報告テンプレートに「協議内容の要点」を記載する項目を加える
・打ち合わせのあとは、要点を簡潔にまとめたメールを送ることを業務フローに組み込む
・稟議の差し戻し理由を、必ず文面で記録しなければ再申請できない設計にする

このように、書く・残す・送る・共有する、それ自体が業務の流れの一部になるように設計するのです。

「あとで余裕があれば書こう」
ではなく、
「書くまでが一連の業務である」
という考え方です。

確認メールが未来を守る

ある企業では、幹部の人事異動の打診をめぐって、
「言った・言わない」
のトラブルが起きました。

役員会で伝えたつもりの内容が、人事部側には
「まだ決定ではない」
として処理が止まっていたのです。

関係者の信頼関係にヒビが入ったのは、言うまでもありません。

この件を受けて、その企業では
「確認メールを必ず送る」
というルールが生まれました。

内容は、
「本日〇月〇日の役員会において、次のコメントがありました」

という一文に、要点を２〜３行添える程度の簡易なものです。

しかし、それだけで誤解や責任のすれ違いが大幅に減ったのです。

記録が残っているかどうか。

それだけで、後日の立場や判断がまったく違ってきます。

あとから見返せる言葉があるだけで、過去の空気を再現できるのです。

“文化”はつくれる

「記録文化がない」
と嘆く前に、見直すべきは業務の設計です。

記録する習慣が育たないのは、意識や教育の問題だけではありません。

書かなくても済んでしまう構造になっているからです。

たとえば、
「報告が口頭だけで済んでしまう」
職場では、記録は定着しません。

逆に、
「報告するには、必ず一行でも文字にしなければならない」
仕組みになっていれば、自然と“書く”という行動が根づいていきます。

要するに、文化をつくるのは“人”ではなく、“設計”なのです。

仕組みが行動をつくり、行動の反復が文化になります。

記録は防波堤になる

書いておく。
残しておく。
共有しておく。

これだけで、トラブルを未然に防げることがたくさんあります。

「言っていなかったこと」
が言ったことにされる。

あるいは、
「言ったはずのこと」
が、言っていなかったことにされる。

こうした場面で、たった数行の記録が意思決定の根拠として機能するのです。

“記録”というのは、ただの保存ではありません。

それは、未来の自分たちを守る手段でもあります。

“書いておく”を、設計する

記録の仕組みを設計し、
「書くこと」
が個人の工夫ではなく業務の一部になるようにする。

そのうえで、残された文書が、次の意思決定へとスムーズにつながるように設計する。

こうして初めて、“書いておく文化”が根づいていきます。

個人に頼らない。
感覚に任せない。

「書ける人」
をつくるのではなく、
「書ける組織」
をつくる。

これが、“記録の仕組み化”という発想の出発点です。

そしてそれは、個人のリスク回避ではなく、組織の意思決定インフラになるのです。

企業活動において、地味だけれども決定的に重要な下支えなのです。

「意思決定インフラ」とは

端的にいえば、意思決定を正しく進める・守る・再現できるようにするための“情報の基盤”です。

たとえば、組織で何かを決めるときには、必ず
「背景」
「判断材料」
「検討プロセス」
「合意内容」
といった要素があります。

それらを記録せずに進めてしまうと、判断は記憶や感覚に頼ることになり、意思決定がブラックボックス化してしまいます。

あとから検証もできず、トラブルが起きても
「なぜそうなったのか」
が、たどれません。

だからこそ、次のような
「文書や情報が整備された状態」
が、組織の土台として機能するのです。

・会議の議事録（発言内容と合意点の記録）
・稟議や承認フローの履歴（誰がどこで判断したか）
・否決理由の記録（なぜ却下されたのか）
・メールやチャットでのやりとりの整理（言った・言わないの防止）
・プロジェクトや契約の経緯をまとめた報告やログ
・覚書や契約書のバージョン管理と保管

このような情報が整っていれば、
「過去にどう判断したか」
がすぐにわかります。

「前例」
に照らして、今の判断が妥当かどうかも見えてきます。

「なぜこう結論づけたのか」
を社内に説明でき、社外への説明責任にも応えられます。

これが、単なる
「記録」
ではなく、
「意思決定のインフラ（基盤）」
であるという理由です。

まとめにかえて

シリーズを通じてお伝えしてきたのは、
「記録」
とは、
「書いておく」
こと以上に、
「未来の自分や組織が、どう語れるか」
の準備であるということです。

ミエル化は、力です。

カタチにしておくことが、次の判断を生みます。

記録は、組織の思考と判断の積み重ねになります。

そして、その記録を
「仕組みとして根づかせる」
ことは、企業活動における設計思想の一つなのです。

著者：弁護士 畑中鐵丸 ／著者所属：弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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確認メールが“社内防衛”で終わっていないか？

私のもとに寄せられる企業法務の相談には、ある共通点があります。

それは、
「言った・言わない」
の泥仕合が、背景に潜んでいるということです。

その多くは、社外とのやりとりに起因しています。

取引先との協議、外部関係者との打合せ、委託先との折衝——

その場ではうまく進んでいたはずの話が、いつの間にか“言質の空白地帯”に変わってしまっているのです。

原因は、記録が残っていないこと。

あるいは、残っていたとしても
「社内宛」
の確認メールだけで終わってしまっていることです。

たとえば、こんなメール。
「Ａ社との打合せ内容、さっきの説明でよかったよね？」
「担当役員の承認、取れてると思っていいですよね？」
「結局、調査するのはＡさん？　それともＢさん？」

こうした社内向けの“防衛的な確認”メールは、たしかに実務上、一定の意味はあるでしょう。

しかし、それだけで終わってしまうのは、実にもったいないことです。

メールというのは、ただ確認するためだけのツールではありません。

それ以上に、
「未来のために、記録をカタチに残す」
という側面があります。

「備忘録」ではなく「証拠力をも持つ文書」を送るという発想

「確認メールはちゃんと送っておこう」
多くの会社で、若手のうちからよく言われる言葉です。

背景には、
「メールは記録に残る」
という理解があるのでしょう。

たしかに、社内のやりとりを記録として残しておくことは、後々の誤解や“言った・言わない”を避ける意味で重要です。

“備忘録的な使い方”も悪くはありません。

ところが、相手が社外である場合には、意味合いがまったく変わってきます。

それは、単なる備忘録ではなく、
「証拠の確保」
すなわち
「証拠力を持つ文書」
に変わるのです。

たとえば、発注の意思があったかどうか。

あるいは、契約書に明記されていない細部の取り決めが、現場でどう合意されていたか。

その判断材料として、やり取りされたメールが引き合いに出される場面は、法務の現場ではよくあります。

社内メールと社外メールの“証拠力のちがい”

社内メールがいくら出てきても、当事者が一方的に記録しただけでは
「相手が認めた事実」
とまでは言えません。

社内メールは、あくまで“社内でのメモ”。

法的には、独り言に等しい扱いとなってしまうのです。

一方で、社外の相手に送った確認メールはどうでしょうか。

たとえば、
「先日の会議では、〇〇について、御社の了承をいただいたと理解しております」
「もし相違がある場合は、遠慮なくご指摘ください」
というメールに対して、
「承知しました」
と返信があった場合。

そのやりとりは、“両者が合意していた証拠”として機能します。

相手の返事があることで、その内容が“凍結された事実”として文書に固定される。

このちがいを、ミエル化・カタチ化の視点から捉え直すことが大切です。

契約書がなくても、確認メールが“証拠”になることがある

企業間のやりとりは、たいてい
「契約未満」
のグレーゾーンにあります。

交渉中、調整中、提案中——
その段階では、まだ契約書という“山の頂上”には至っていません。

けれども、途中経過のひとつひとつを、“証拠としてつないでいく杭”のように残しておくことができます。

その手段が、確認メールです。

たとえば、ある企業のケース。

挨拶メールの末尾に、こう記されていました。

「先日の会議で合意いただいた〇〇の件、御社内でも確認のうえ、問題ないというご理解でよろしいでしょうか」

それに対して相手の返信メールには、
「先日の会議の件、問題ありません」
と追伸が添えられていました。

たったそれだけ。

しかし、そのメールが残っていたことで、“言った・言わない”の争いを未然に防ぐことができたのです。

確認メールは、契約未満のやりとりを
「証拠化」
する技術でもあるのです。

返信がない場合でも意味がある——黙示の承認という視点

確認メールを送っても、相手から返信がない。

こうしたケースも当然あります。

そのとき、
「返事が来なかった＝意味がなかった」
とするのは早計です。

法務の世界では、
「黙示の承認」
「異議なき受領」
という考え方が存在します。

内容に異議があるなら反応してほしい、という機会を提供しておけば、 “反応がなかった”という事実それ自体が、後に有力な判断材料になるのです。

たとえ返信がなくても、
「その時点で相手に送った」
「こちらはこう理解していた」
という証拠は残る。

それだけでも、送らないよりはるかにましなのです。

「契約未満、証拠以上」——確認メールの立ち位置

確認メールは、正式な契約書の代わりにはなりません。

けれども、裁判になったとき、記憶よりも記録、主観よりも文書が優先されるのが現実です。

法的にはこれを“準取引文書”と捉えることもあります。

形式的な契約には至っていなくても、やり取りの痕跡が文書として存在していれば、それは大きな意味を持つのです。

いわば——
確認メールとは、「契約未満、証拠以上」。

そんな立ち位置にあるツールなのです。

確認メールはいつ送るべきか

・打合せのあと
・電話で条件の了承があったとき
・ちょっとした決定がその場で出たとき

こうしたタイミングこそ、確認メールを送るべきタイミングです。

そして、大切なのは“セットで回収する”という視点です。

・相手が読んでくれたか
・認識の相違がないか
・必要であれば「ご返信いただけると幸いです」と添えること

たった１通のメールで済む話が、後で何日もかけて争うことになる。

だからこそ、“先に書く”という予防が、実務の世界では決定的な差を生むのです。

確認メールは“未来を守る”ための技術である

誤解されがちですが、確認メールの目的は、“気配り”でも、“お行儀”のためのマナーでもありません。

もちろん、礼儀を欠いてはなりませんが、本質はそこではないのです。

それは、
「未来に向けて、カタチを残すため」
の実務技術です。

今この瞬間に送ったメールが、２年後のトラブルを防ぐかもしれない。

この視点が社内に根づけば、日常のやりとりひとつひとつが、企業を支える土台になります。

「リスクは、見えているところから」
しか管理できません。

だからこそ、法務部門には、“見えるようにする”ための仕組みを社内に広げていく役割があります。

法務部門が率先して、
「確認メール文化」
を社内に根づかせていく。

それは、契約書をつくることと同じくらい大切な、
「未来の合意を見えるカタチに変える」
ための実務技術なのです。

著者：弁護士 畑中鐵丸 ／著者所属：弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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