株式公開企業や資本金５億円以上の大企業ならまだしも、これまで、多くの中小企業にとってみれば、会社の定款の管理をしたり、内容の確認をしたりするといった必要性はなかったかもしれません。
しかしながら、２０１７年に会社法が施行され、所定の手続を経て定款に定めることで利用できる新しい制度等が増えたこともあって、昨今、その重要性が再認識されています（定款自治の拡大）。
例えば、株主総会の特別決議（出席株主の議決権の３分の２以上の賛成）を経て
「取締役会を設置しない」
旨を定款に記載することで、それまで義務付けられていた取締役会を設置しなくてもよくなりましたし、また、株主総会の特別決議を経て
「役員の会社に対する損害賠償責任の範囲を、報酬の４倍以内とする」
といった内容の責任制限規定を定款に記載することで、株主代表訴訟が提起された場合の役員の責任の範囲を限定することもできるようになりました。
もっとも、このような会社法上の便利な制度等を利用するためには、そもそも定款がなければ始まりません。
しかしながら、中小企業の場合、さまざまな理由で定款自体を紛失してしまっているケースが少なからず見受けられます。
定款を紛失した場合、まず、会社設立後、５年以内であれば、法務局に会社の設立登記申請書類一式と定款の写しが保存されています（商業登記規則３４条）ので、法務局で閲覧することができます。
次に、会社設立後、２０年以内であれば、会社設立時に定款認証手続きを行った公証役場に定款が保存されています（公証人法施行規則２７条）ので、当該公証役場で定款謄本の交付を受けることができます。
もっとも、会社の文書管理は内部統制の前提ともいうべき基本課題であり、定款のような重要な文書すら紛失してしまう会社については文書管理体制を徹底的に直しておく必要があります。
経営トップが
「文書管理の重要性」
すなわち
「文書の保管・運用コストを掛けても解決すべき課題である」
ということを認識した上で、文書を種類ごとに選別し、重要度合いごとに適切な保管方法を選択するなどして立体的な管理方法を確立する必要があります。
著者：弁護士 畑中鐵丸 ／著者所属：弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所
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