企業法務大百科®

会社法においては、大会社は、内部統制システム構築の決定を取締役会で決定することが義務づけられています。

実際、上場企業は会社法施行に合わせて、内部統制システムの構築を取締役会で決定し、その旨を有価証券報告書等にも記載しています。

この決定義務は、形式的手続の面について述べているだけであり、取締役会で所要の決定をしさえすれば免責されるというものではなく、実質的要件の具備されたシステムの適正な構築・運用が求められていることはいうまでもありません。

ここで、
「実質的要件の具備された内部統制システム」
とは、大和銀行ニューヨーク支店事件判決のいう
「不正行為を未然に防止し、損失の発生及び拡大を最小限に止めるため」
「そのリスクの状況を正確に認識・評価し、これを制御するため、様々な仕組み」
を組み合せることにより実現される
「効果的なリスク管理体制」
をいい、性善説に立って倫理教育を施すものでは不十分であり、性悪説に立ったリスク・アプローチによる合理的・科学的な管理の仕組みである必要があります。

運営管理コード：CLBP111TO111

著者：弁護士 畑中鐵丸 ／著者所属：弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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企業の顧間弁護士が内部通報処理窓口を務めるため、通報にかかる事案によっては、利益相反の状況に追い込まれるリスクがあります。

すなわち、
１　通報者が「実名やこれにつながる情報」の秘匿を要請したものの企業が当該情報の開示を求める場合や、
２　通報にかかる事案を処理・解決する過程において通報者と企業との利益相反が生じる場合など、
企業との間で委任関係に立つ顧問弁護士が進退両難の地位に陥る事態が生じうるのです。

実際、内部通報処理を巡る利益相反に関しては、下記のような事件が発生しています。

この点、
「１　通報者が実名やこれにつながる情報の秘匿を要請したものの企業が当該情報の開示を求める場合」
における問題に関しては、内部統制監視センターの仕組み上、通報者が匿名通報を選択しうるので、すでに解消されています。

次に、
「２　通報にかかる事案を処理・解決する過程において通報者と企業との利益相反が生じる場合」
における問題に関しては、内部統制監視センターは、センターを利用する通報者に対して下記のような断り書きを明記することにより、利益相反問題が生じることを回避しています。

運営管理コード：CLBP109TO110

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利用企業の中で、金融商品取引法２４条の４の４（日本版ＳＯＸ法）に定める内部統制監査の実施が義務づけられている上場企業に対しては、
「内部統制監視センターが、法令で定める内部統制構築・運用義務の履行のあり方として、適合する」
旨の評価意見書を提供し、内部統制監査を支援します。

運営管理コード：CLBP107TO109

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内部統制監視センターを導入する企業においては、まず、内部通報窓口設置規程を整備します。

その上で、利用企業所属の役職員に対して同センター利用案内を告知しますが、その際、

などと付記し、
「企業内部の不祥事対応は企業内自浄を原則とする」
旨のルールを明確化し、
「『企業不祥事を発見した役職員が突然外部へ公表するなどの行動を取ることによって、企業が深刻なダメージを被る事態』の回避」
に向けた布石とします。

利用企業所属の役職員は、当該規程及び内部統制監視センター利用規約に基づき、実名あるいは匿名により、自身が企業内部において認知した不祥事ないしその萌芽たる事実の通報を、インターネットを通じて２４時間いつでも内部統制監視センターに通報することができます。

その際、匿名通報に関しては、通報者の意図の把握が困難であるとともに、通報受理後の調査や対応に限界が生じます。

そこで、通報者が匿名通報を選択する可能性については否定しないものの、匿名通報に内在る限界を事前に告知しておくべく、利用企業所属の役職員に対しては、

という趣旨の告知も併せ行います。

弁護士には厳格な守秘義務が課せられており、同センター自体が堅牢なセキュリティーシステムにより構築されているため、不祥事情報を含む通報企業の秘密が漏洩する危険はありません。

内部通報がなされた場合、通報を受理した弁護士法人は、内部通報窓口を運用する際に多くみられるナンセンスレポート（人事その他処遇に関する不平・不満や、社内の特定の人間関係の噂など、非法律的な通報）を排除します。

他方、適切な通報に関しては、弁護士法人は、問題の緊急性と重篤性という２つの要素を判定し、これらの判定に関するショートコメントを付記した報告書を作成します。

そして、これを、依頼企業の経営陣（あるいは内部監査室等コンプライアンス問題所掌部署）に送付します。

なお、弁護士法人は、依頼企業の要請に基づき、内部調査、損害の回避・予防、すでに損害が発生している場合における損害の軽減化措置、首謀者等の懲戒手続の遂行を代理し、あるいは支援します。

以上のような仕組みを通じて、企業内の不祥事は、萌芽段階で、外部に漏洩することなく、企業内の自浄プロセスにより、抑止・解決していくこととなります。

運営管理コード：CLBP105TO107

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弁護士法人畑中鐵丸法律事務所では、
「金融商品取引法２４条の４の４に準拠対応した、企業から独立した匿名内部通報システム」
(「内部統制監視センター〔商標第５３５７１１２号〕」）を構築し、内部統制構築を義務づけられた上場企業向けサービスとして運用しています。

内部統制監視センターの目的としては、
１　企業不祥事を、その萌芽段階にて早期に発見する
２　通報により検知された企業不祥事ないしその萌芽たる事案は、外部に漏洩することなく、企業内の自浄プロセスを通じて、秘密裡に解決する
３　企業内不祥事について適切な通報窓口や処理フローを確立することを通じて、
「企業不祥事を発見した役職員が突然外部へ公表するなどの行動を取ることによって、企業が深刻なダメージを被る事態」
を回避する
４　内部統制監視センターの構築・運用を以て、会社法362条5項及び金融商品取引法２４条の４の４（日本版ＳＯＸ法）に基づく内部統制構築・運用義務を履行した事跡とし、内部統制監査に適切に対応する
といったものです。

本システム運用開始後すでに５年（２０１３年１２月現在）を経過し、様々な実務的課題が生じましたが、都度これを克服することを通じてシステムを洗練してきました。

運営管理コード：CLBP104TO105

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企業が内部通報窓口を設置することは、内部統制システム構築のツールとして不祥事予防にとって有益というだけではなく、企業不祥事情報をいきなり外部に流出させず、企業内の自浄的な解決を図ることができる、という意味で二重のメリットがあるということになります。

なお、内部通報窓口を設置し、運用すること以上に、企業内の法令違反行為に起因する不祥事等の通報への事後処理が重要です。

すなわち、不祥事情報を発見した後、意を決して不祥事情報を内部通報したにもかかわらず、企業が何らのリアクションもしなかった場合、当該従業員の士気や企業に対する信頼を低下させるとともに、従業員を外部機関への告発（内部告発・外部公表）に駆り立てることにつながるからです。

また、内部通報を受理した企業が何らの対応や対策もしない場合、当該不作為は
「書面により事業者内部へ通報しても２０日以内に調査を行う旨の通知がない場合又は正当な理由なく調査を行わない場合」
に該当し、報道機関や消費者団体への告発行為（内部告発・外部公表）が正当化されることとなります。

いずれにせよ、内部通報窓口を設置する企業が従業員から不祥事情報の通報を受けた場合、次のような処理手順で対応することが求められます。

運営管理コード：CLBP101TO104

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公益通報者保護法は、通報先が企業内部の通報窓日か、行政機関か、報道機関等第三者機関かにより、
「公益通報行為」
として保護するための要件に差異を設けています。

以上のとおり、公益通報者保護法は、企業外部への即時の内部告発（この場合、企業不祥事情報が外部に流出し、企業としての危機状況を生じます）に一定の要件を課すということにより、間接的に、
「有効な内部通報の仕組みを有する企業に関しては、通報者はなるべく当該窓口を利用して、企業の自浄的解決に協力することが望ましい」
という法政策を表明しています。

企業が内部通報窓口を設置することは、内部統制システム構築のツールとして不祥事予防にとって有益というだけではなく、企業不祥事情報をいきなり外部に流出させず、企業内の自浄的な解決を図ることができる、という意味で二重のメリットがあるということになります。

運営管理コード：CLBP101TO101

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内部通報制度とは、企業内において、法令違反の事実ないしその予備・未遂段階の事実を知った者が、当該部門の指揮命令系統を通じてではなく、法務スタッフや顧問弁護士（契約法律事務所）等経営陣に直結した通報窓口に当該事実を直接レポートできる制度ないし仕組みをいいます。

内部通報制度を構築・運用するにあたって、まず、用語を整理しておく必要があります。

まず、
「内部通報」
とは、前記のとおり、法令違反事実等を知った企業の従業員が、企業内部での自浄的な法令違反状態の解消を目的として
「企業が指定した企業内部の通報窓口」
に事実をレポートすることであり、法令違反に関する事実が企業外部に出ることはありません。

他方、
「内部通報」
と似た概念として
「内部告発」
がありますが、これは、企業内部の従業員が
「企業の設置した内部通報窓口を経由せず」、
監督行政関や報道機関等外部の機関に自らが発見・認識した法令違反事実等を伝えることです。

すなわち、
「内部告発」
がなされると、企業内の企業の法令違反行為に起因する不祥事関連事実が外部に流出し、企業としては危機的状況に陥ることになります。

なお、内部告発行為に関しては、一定の要件を充足する内部通報や内部告発を
「公益通報行為」
として扱い、
「公益通報行為」
を行った従業員を解雇等してはならない、とする公益通報者保護法が施行されています。

そして、
「公益通報行為」
は内部通報も内部告発も含めた広い概念を構成しています。

これを整理するとこのようになります。

運営管理コード：CLBP100TO101

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