00832_文書管理の重要性

文書の整理・体系化・管理も企業活動の重要な業務の1つです。

何か事件が発生し、企業が自己の立場の正当性を主張立証しなければならない場合、司法・行政の別を問わず、およそ公的手続といわれる場においては、文書こそがモノをいいます。

例えば、体裁も多様で、時系列もバラバラで、記録としての即時性も継続性も一貫性もなく、保管場所も定まっていない、といった文書管理状態を例として考えてみます。

このような場合、当然必要なときに必要な文書を探し出すことは困難であり、有事の状況において、企業は自らの立場の正当性を立証しうる証拠が発見できず、非常に困難な状況に陥ります。

仮に、長時間のドキュメントマイニング(資料発掘)の結果、ようやく重要な証拠書類がみつかり、契約違反や法令違反が問われている手続の終盤になって突如提出したとしても、裁判官や審判官に
「どうして今頃提出してくるのだ?  紛争になってから作ったのではないか?」
と不信感を持たれかねません。

適切な文書による記録を各担当部門に励行させることは、有事の際に力を発揮するほか、記録を適正に残すことにより、活動に自己検証機能が働き、不当な企業活動やいい加減な行動が激減します。

さらに、所属従業員の働きぶりや成果の確認もしやすくなり経営管理にも役立つなど、一石二鳥、三鳥の効果があります。

著者:弁護士 畑中鐵丸 /著者所属:弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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00831_ノーアクションレター制度(法令適用事前確認手続)

企業が特定の事業や取引の法令適合性を調査する場合、行政機関に対して法令解釈を照会する方法(ノーアクションレターの採取)も有益です。

企業が新商品を販売したり、新事業を立ち上げたりする際、当該企業活動の法令抵触の有無が明らかでないため、行政処分や刑事処罰をおそれて必要以上に萎縮する場合があります。

特に、日本の場合、これまで裁量行政が多く活用されてきたこともあり、監督行政機関が突然、思いもよらぬ形での異議を出すことがありえ、企業に萎縮効果(チリング・エフェクト)が働きます。

ノーアクションレター制度とは、アメリカ証券取引委員会の法令適用事前確認手続を参考に作られた制度で、企業が検討している事業活動がはらむ許認可等の取得の必要性や行政処分・罰則等の適用可能性について、監督行政機関に事前に見解を求める手続であり、実施のガイドラインは、各省庁ごとに個別に定められています。

正式な事前確認の照会があれば、行政機関は一定期間内に回答をすべき義務を負います。

ただ、回答については、行政機関のウェブサイトに公表されますので、企業としては事業の保秘が困難になるという点に注意が必要です。

当該照会に関して必要となる
「照会書」
の様式について次に掲げておきます。

例えば、
「ある規制法令の適用を受けないこと」
についてノーアクションレターを得ておきたいというときには、
「当該適用法令」
を記載し、次に、
「自社が将来自ら行おうとする行為」
についてなるべく具体的に(必要ならば図表等を用いて)記載を行います。

行政機関は当該照会書に表れた事実だけを前提事実として判断を行うため、判断の基礎とすべき事情は多い方が正確な意見が得られることになります。

その上で、
「自社の行為には当該法令の規制が及ばないこと」
について自分の意見を論理的に述べることが必要です。

これらの記載方法については、様々な企業による照会書が各省庁のウェブサイト上に公表されていますから、これらを参照しながら、作成していくことになります。

以下、照会書の記載例を掲載しましたので、参考にしてください。

【図表】(C)畑中鐵丸、(一社)日本みらい基金 /出典:企業法務バイブル[第2版]
著者: 弁護士 畑中鐵丸 /著者所属:弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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00830_法令管理業務としての法令動向や規制環境の調査(リスク情報アップデート)

企業を取り巻く法的リスク状況を把握する上では、業界誌情報や業界団体のセミナー等で情報収集に努め、常に業界全体の問題意識や業界内の法務対応水準を把握しておくべきです。

監督行政機関には不祥事や法令情報が集中しますので、このような点からも各種プレスリリースや違反事実・ガイドラインの公表等にはよく目を配るべきです。

また、顧問弁護士(契約法律事務所)を情報源として積極的に活用することも推奨されます。

すなわち、弁護士が、先端的な事案への関与を通じて、一般では知りえない産業社会の最新動向に通じている場合があります。

無論、弁護士は守秘義務を負う関係上、職務上知り得た事実を漏洩することは禁じられますが、執務活動を通じて体験したことを抽象化・一般化し、このような知見をふまえて、企業へのコンサルティングを行うことは許されています。

すなわち、顧問弁護士(契約法律事務所)に特別の事案が生じたときにのみ助言を求めるだけでなく、企業動向の一般的見解を求める形で知見やヒントを引き出すような活用も考えるべきです。

また、銀行や証券会社も豊富な情報を有しており、企業の置かれた状況を客観的に分析するための情報や視点の提供を求めるといった使い方もするべきです。

著者:弁護士 畑中鐵丸 /著者所属:弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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00829_信頼関係の耐用年数

貸しや借りがある相手に、貸しや借りの精算のため、どちらかが有利な(相手方に不利な)契約を特に期間を定めず、一定期間続けるとします。

この契約はどのくらい続くでしょうか。

どのくらいの期間で、借りのある相手方から契約解約を言い出すでしょうか?

例えば、大きな契約の仲介をした場合のフィー(手数料)を徴求する代わりに、コンサルティング契約を長期間締結して、コンサルティングの存続期間中に受け取るコンサルティングフィーを期待してフィー精算とする、という場合を考えます。

この場合、仲介手数料相当のコンサルティングフィーを領収するために必要かつ十分なコンサルティング契約期間を契約上定めていれば問題はありません。

他方で、口頭では仲介手数料相当のコンサルティングフィー精算のため複数年更新することを約束していたものの、書面上はこのような長期間契約とせず、年次更新制度を取っていた場合、どのくらいの期間、契約が存続し得るでしょうか。

これは、
「信頼関係の耐用年数」
に関わる問題といえます。

この信頼関係の耐用年数ですが、私の実務感覚でいいますと、だいたい4年、と考えています。

すなわち、どんなに愛情に満ち満ちていて、あるいは、どんなに感謝に耐えない、一生恩に着る、終生忘れない等という高ぶった気持ちを持っていたとしても、4年もすればすっかり消失する、と考えられます。

この私の実務感覚に基づく推定は、有名な人類学者であるヘレン・E・フィッシャーの考えによっても裏付けられます。

ヘレン・E・フィッシャーによれば、
「人間の愛情の持続期間は4年で終了する」
という形で遺伝的にプログラムされている、とのことです。

すなわち、繁殖戦略上、生物のメスは、固定的に唯一のオスとだけツガイになるより、多数のオスと交尾をした方がより優秀な遺伝子を後世に残すことに有益です。

しかしながら、子供が小さい間、すなわち
「子供の父である現在の夫たるオス」
の支援や保護が必要な間に、メスが別のオスと交尾すると(浮気すると)、浮気に激怒した子供の父親(現在の夫たるオス)から遺棄されてしまいます。

そうなると、母子ともに死んでしまい、遺伝子を後世に残す根源が絶たれることになります。

このような事態を防ぐため、子供が乳離れするまでの間は、その子供の父、すなわち現在の夫との愛情が存続するようにプログラムされている、というわけです。

逆に、その期間が経過して子供が乳離れした後は、夫婦間の愛情が冷め、子供は自立し、メスは新たなオスを探すようになる、という繁殖に有利なシステムが遺伝的プログラムが人類に格納されている、というわけです。

そして、人間の場合、子供の乳離れ(授乳期云々というより、「親に完全に依存しないと生存できない状態から脱却できる」という意味です)は4歳ころ、とされており、したがって、その時点になれば、
「夫の遺棄があっても、(社会的にはさておき)生物学的に死に直結するほどの生存が脅かされる状況は訪れない」
という状況になりますので、夫婦の離婚は4年目が一番多い、という一般法則となって顕れる、という話です。

芸能バラエティ等をみていますと、芸能人は4年離婚が顕著に多いような気がします。

「世間体や社会の常識にとらわれず、本能や感性を発揮し、感情の赴くまま生きる」
というタイプの方が傾向的に多く、そういうった方々が、建前やモラルより、本能や感性を大事にするため、この遺伝的な偏向的習性にシンプルにしたがう、わかりやすい生き方をするからでしょうか。

いずれにせよ、このような
「人類が太古の昔からプログラムされてきた遺伝的なバイアス」
を前提とすると、
「どんなに愛情に満ちて、あるいは、感謝に耐えない、一生恩に着る、終生忘れない等という高ぶった気持ちも、4年ですっかり消失する」
という法則は非常に強固に働くものと考えられます。

大型プロジェクトに功績があったとして、プロジェクト成立後の商流に特段のエンゲージをするわけでもなく、
「年金」
のような口銭をもらい続ける、というタイプの契約をセットアップしても、4年経過したころには、どんなに功績が大でも、愛情や感謝や信頼関係が耐用期間を迎え、契約書のささいなほころびを発見されて、トラブルに至る危険性があります。

このようなリスクは、遺伝的に獲得された偏向的習性による不可避的な感受性によるもので、契約書という紙切れ一つで抑止できるものでもありません(無論、がっちりとした契約書を作成すれば相当程度抑止できるでしょうが、どんなに完璧で重厚な契約書でも、悪意の因縁をつけられて訴訟に持ち込まれる、という他者制御課題までを完全に排除することは不可能です)。

そういった場合は、
「プロジェクト成立後の商流に特段のエンゲージをするわけでもなく、『年金』のような口銭をもらい続ける」
という取引構造の欠陥に由来するものですから、プロジェクト成立後にもしかるべき有用なエンゲージできる
「居場所」
を見つけ出し、その
「居場所」
を一所懸命死守することで、プロジェクトが続く限りにおいて極力長く、
「年金」
ではなく、
「サービスの対価たるフィー」
をもらい続けることができるような
「(契約書設計ではなく)取引設計」
をひねり出すべきです。

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00828_法令管理業務としての法務関連情報の収集整理7:収集情報の意味把握・日本語解釈(機能性読解)

収集した法務関連情報ですが、そのままのデータの状態では、霞が関言葉オンパレードの霞が関文学ですから、利用はおろか、読解や意味把握すら困難なものであり、平たくいうと使えません。

特に、法令や判例は、使い方に高度なスキルが要求されますし、多義的な解釈が可能であるところ、誤解や誤読をしてしまうと、致命的なミスを犯し、企業を危機に陥れてしまう危険性すらあります。

きちんと、読解を了した上で、自社や自社状況にあてはめてリスクの発見・特定・把握につなげることのできるように、
「加工」し、
「使えないデータ」
から
「使えるインテリジェンスツール(リテラシー、ストーリーやケース等)」
に更新しておくべきです。

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00827_法令管理業務としての法務関連情報の収集整理6:インターネットを利用した情報収集

今日の法務関連情報の調査活動においては、インターネットこそが、情報量、速報性、検索性・利便性・コストといった多くの面において、最も重要なツールとなっていると言っても過言ではありません。

こうしたユーザー側のニーズに応えるかたちで、近年、インターネット上の各種の法務関連情報サービスは目覚ましい進化を遂げており、これらを活用できるかどうかが企業の法務インテリジェンス能力の優劣に直接つながっているようです。

【図表】(C)畑中鐵丸、(一社)日本みらい基金 /出典:企業法務バイブル[第2版]
著者: 弁護士 畑中鐵丸 /著者所属:弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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00826_法令管理業務としての法務関連情報の収集整理5:法律文献調査

法令や判例以外に、企業法務の情報収集活動として各種法律文献を調べることが必要な場合もあります。

最近ではインターネット上の情報も非常に使い勝手がよくなっていますので、簡便な方法としては、Googleやamazon.co.jpでキーワード検索することも有益です。

また、詳細な法律文献情報検索となると、第一法規が提供する
「法律判例文献情報検索」サービス
が便利です。

弁護士の場合、弁護士会の図書館には、実務文献が豊富に揃っていますので、調査に非常に役に立ちます。

特に、弁護士が書籍を刊行すると、必ずといってほど、所属弁護士会図書館から献本要請が来ます。

こういうこともあり、特に、弁護士の著作は非常に豊富であり、コピーサービスも使い勝手が良く調査に威力を発揮します。

また、国会図書館に行けば、ほぼ網羅的に刊行書籍が調査できます。

著者:弁護士 畑中鐵丸 /著者所属:弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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00825_法令管理業務としての法務関連情報の収集整理4:判例調査

判例調査については、最高裁のウェブサイトにおいて重要裁判例が公開されていますし、
第一法規

判例秘書
等、有料で判例データを提供するサービスもあります。

とはいえ、データ化までに時間を要したり、判例解説がついていなかったりしますので、最新の裁判例を解説付でチェックするには、アナログな方法ですが、
「判例時報」
「判例タイムズ」
「金融法務事情」
といった判例雑誌を定期購読するという古くからの方法もいまだ有益です。

著者:弁護士 畑中鐵丸 /著者所属:弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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00824_法令管理業務としての法務関連情報の収集整理3:法令調査

法令の調査についてですが、調査ツールとして模範六法や判例六法、大六法等が販売されていますが、最近では、総務省がインターネット上で法令データを提供しており
http://law.e-gov.go.ip/cgi-bin/idxsearch.cgi
非常に簡易な検索が可能です。

条例に関しては、自治体によってはウェブサイトで公開しているところもあるので、まずはネットで検索することが推奨されます。

著者:弁護士 畑中鐵丸 /著者所属:弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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00823_法令管理業務としての法務関連情報の収集整理2:調査対象たる「法」の範囲(内包と外延)

まず法務関連情報を収集・整理するにあたっては、
「法」
というものをよく理解しておかないと、方向性を喪失しかねません。

一口に
「法」
といっても、憲法、法律、政令、府例・省令、条例、規則、通達、ガイドライン、命令、指示、指導、裁判例、条理、学説、法理論と実に様々なものが存在しますが、企業に関連するルールとしては、さらに、条約・外国法や社内自治規範(定款や就業規則、社内規則)が加わります。

また、書面に書かれざる法(不文法)ですが、温泉権(民事慣習法上の物権)や商慣習法(商法1条2項)も企業法務活動を規制するルールとして意識する必要が生じます。

著者:弁護士 畑中鐵丸 /著者所属:弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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