企業法務大百科®

文書の種類についてですが、法律の世界で重要な分類は、
１　原本か写しか、
２　処分証書か報告証書か、
という点です。

１　原本と写し

裁判手続における適式な証拠とは原則として原本を指し、写し（コピー）については記載された事実を立証するための証拠として信用性がないものとして扱われるリスクがあります。

もちろん、証拠原本を失ったからといって事実関係が消失するわけではありません。

このことは、
「パスポートを失くしたら、日本人でなくなるか」
という議論をしてみれば明らかです。

ただ、民事裁判とは、個人的な都合で、国家資源を動員させて私的な目的を叶えようとするものですから、その意味では、裁判サービスを提供する国家としては、
「手前勝手な都合で国家権力を動かすなら、間違えないよう、ちゃんとしたブツ、原本くらい持ってこい。後から、あれ、フェイクでした、じゃ大変なことになるだろ！」
という言い方でそれなりの対応を求めるのも、当たり前といえば当たり前です。

自分の都合で休暇に海外で行く際に、パスポートを家に忘れてしまい、コピーやスマホで撮影したパスポートのＩＤ部分の写真をみせて、出入国管理官に対して、
「自分が日本人であることは絶対真実だし、パスポートの発行を受けていることもこのとおり、事実だ。嘘をついていない。だから、ここを通してくれ」
と喚いても、
「パスポートの原本をお持ちいただくか、再発行を受けてからもう一度来てください」
と冷たくあしらわれるのと同様です。

もちろん、原本を喪失したり、原本を提示できない正当な理由がある場合は、写しで対応することも可能ですが、基本的には、証拠としては原本を提示する必要があります。

原本と写しとは明確に区別されなければなりませんし、原本は厳重に保管される必要があります。

２　処分証書と報告証書

また、契約書等の権利や義務に関わる文書は
「処分証書」
として訴訟等の手続で決定的な証拠となりますが、体験した事実を述べたに過ぎない文書（報告証書）は法的に争いのある事実を間接的・補助的に裏付ける意味しかありません。

その意味では、前者（処分証書）は記載内容をシビアに確認するとともに、保管についても適正になされなければなりません。

ところで、日本では、日頭によるものであれ、文書を取り交わすものであれ、当事者の意思が合致していれば契約の成立を認める法制（意思主義）を採用していることから、契約書は原則として契約成立の要件ではなく、契約成立を示す証拠書類の１つとして扱われます。

すなわち契約書は、当事者が任意に作る合意形成の証拠に過ぎず、方式等は特段定められておらず、体裁や記載内容は作成者の完全な裁量に委ねられています。

その意味では、題名に
「契約書」
と書いていない
「覚書」
「確認書」
「意向表明書」
「承諾書」
「通知書」
「連絡」等
といったタイトルの文書であっても、その記載内容が一定の法的合意を示すものであれば、契約成立を直接示す証拠書類、すなわち、上記
「処分証書」
と取り扱われることもあります。

したがって、
「処分証書」
と
「報告証書」
との区別については、タイトルだけで判断せず、内容まで吟味して整理する必要がありますし、
「契約書というタイトルがないから、それほど重要でない」等
といった安易な気持ちで、契約に関連する内容が記された文書に押印する態度は危険です。

３　有価証券

また、株券や手形、小切手は、有価証券として、単なる権利関係を示す証拠ではなく、権利と文書が合体して一体化しており、文書そのものが権利を表章しますので、小口現金と同等の管理が必要です。

ゴルフ会員権証書や機器保証書は有価証券ではありませんが、紛失の場合には譲渡が煩瑣となりますので、やはり有価証券に準じた管理が必要と思われます。

４　その他重要文書

許可証・免許証等の行政文書や、判決・決定・公正証書等の司法関連文書も、立場や地位を確実なものとし、権利を実行するのに必須のものですので、こちらも厳重な管理が必要です。

株主総会議事録や取締役会議事録、株主名簿や会計帳簿については、会社法上、本店保管が義務づけられていますので、保管面のコンプライアンスも意識する必要があります。

著者：弁護士 畑中鐵丸 ／著者所属：弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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文書の整理・体系化・管理も企業活動の重要な業務の１つです。

何か事件が発生し、企業が自己の立場の正当性を主張立証しなければならない場合、司法・行政の別を問わず、およそ公的手続といわれる場においては、文書こそがモノをいいます。

例えば、体裁も多様で、時系列もバラバラで、記録としての即時性も継続性も一貫性もなく、保管場所も定まっていない、といった文書管理状態を例として考えてみます。

このような場合、当然必要なときに必要な文書を探し出すことは困難であり、有事の状況において、企業は自らの立場の正当性を立証しうる証拠が発見できず、非常に困難な状況に陥ります。

仮に、長時間のドキュメントマイニング（資料発掘）の結果、ようやく重要な証拠書類がみつかり、契約違反や法令違反が問われている手続の終盤になって突如提出したとしても、裁判官や審判官に
「どうして今頃提出してくるのだ？　 紛争になってから作ったのではないか？」
と不信感を持たれかねません。

適切な文書による記録を各担当部門に励行させることは、有事の際に力を発揮するほか、記録を適正に残すことにより、活動に自己検証機能が働き、不当な企業活動やいい加減な行動が激減します。

さらに、所属従業員の働きぶりや成果の確認もしやすくなり経営管理にも役立つなど、一石二鳥、三鳥の効果があります。

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