01754_法定文書の法定保存年限管理

企業活動を展開する中で、実に様々な文書が発生します。 メモや走り書きの類から、定款や株主総会議事録のような重要文書まで、その重要性も様々ですが、管理上頭を悩ませるのは、保存期間の管理です。 もちろん、無限の保管スペースがあれば、文書という文書をすべからく管理しておけばいいのですが、企業活動から生じる尋常ではないボリュー...

01092_アセスメント・環境整備フェーズ>法務活動・フェーズ1>文書管理(フェーズ1B)>(4)文書の保存期間

文書の保存期間を定めるにあたっては、利用可能性を完全に喪失した時期を基準にすべきです。 一般に税務上の時効を基準として文書保存期間を定める企業が多いようですが、例えば不法行為の消滅時効の最も長い期間は不法行為時から20年にも及びます。 したがって、処分証書や重要な報告証書は、税務上の時効に基づき形式的に保存期間を定める...

01091_アセスメント・環境整備フェーズ>法務活動・フェーズ1>文書管理(フェーズ1B)>(3)文書の種類

なお、文書の種類についてですが、法律の世界で重要な分類は、1 原本か写しか、2 処分証書か報告証書か、という点です。 裁判手続における適式な証拠とは原則として原本を指し、写し(コピー)については記載された事実を立証するための証拠として信用性がないものとして扱われるリスクがあります。 その意味では、原本と写しとは明確に区...

00833_法務文書の種類

文書の種類についてですが、法律の世界で重要な分類は、①原本か写しか、②処分証書か報告証書か、という点です。 1、原本と写し 裁判手続における適式な証拠とは原則として原本を指し、写し(コピー)については記載された事実を立証するための証拠として信用性がないものとして扱われるリスクがあります。 もちろん、証拠原本を失ったから...

00697_文書管理の基本その5:英文文書管理

企業によっては、英文を取り扱うところもありますが、一般に英文契約等は、そのままの状態で管理される場合が多いです。   無論、担当者が英語に堪能であれば特段問題はありません。 しかし、後任者や上司・担当役員等の英語読解力に難があったりすると、契約問題が発生した場合など、社内でのスピーディーなコミュニケーションや対策検討の...

00696_文書管理の基本その4:文書の保存期間や保存方法

文書の保存期間は利用可能性を完全に喪失した時期を基準にすべきです。 一般に税務上の時効を基準として文書保存期間を定める企業が多いようですが、契約書や領収書等について、税務時効に基づき形式的に保存期間を定めるのではなく、後日の法的紛争も視野に入れて保存期間を定めるべきです。 商事時効を念頭にするなら5年ですが、民事時効や...

00695_文書管理の基本その3:処分証書(契約書)とともに、厳重な保管管理が必要な文書

処分証書(契約書)は、その強力な証拠としてのパワーから、厳重な保管が必要ですが、その他、法定文書や、有価証券(処分証書の一種ですが)や証書等で紛失すると権利行使が困難になるものは、現金と同等の保管管理が必要です。 具体的には、有価証券については、株券や手形や小切手など、証書については、会員権証書や保険証書や機器保証書な...

00694_文書管理の基本その2:処分証書と報告証書

訴訟においては、書証が決定的な重要性をもちます。 訴訟は、筆談戦、文書戦の様相を呈しているといえるほど、文書が偏重されます。 そして、書証(文書の証拠)においても、序列はあります。 それは、処分証書と報告証書という証拠価値における序列区分です。 処分証書とは、証明の対象である意思表示その他の法律行為(要するに契約の存在...

00693_文書管理の基本その1:原本(オリジナル)と写し(コピー)

裁判手続きにおける適式な証拠とは原則として原本を指します。 写し(コピー)は証拠として信用性がないものとして扱われるリスクがあります。 この取扱には、いろいろな背景や理由があります。 ハードコピーだろうが、PDF等のソフトコピーだろうが、別に証拠としても良さそうな気がしますが、裁判における事実認定に供する以上、偽造や改...