企業法務大百科®

通常の中小中堅企業は、ろくに文書管理、計数管理をやっていません。

もちろん、毎年決算して、納税のための申告をする関係で、もちろん、計数管理は最低限やっているでしょう。

とはいえ、目先の納税課題をクリアするためのやっつけ仕事がほとんどであり、あるいは、節税その他のために、計画的かつ意図的にいろいろな管理をしているかもしれませんが、株式公開をした後に求められる、投資家のために財政状況や財産状態の真実をミエル化・透明化して開示するための、企業会計原則にしっかりとしたがった適正な期間損益計算をやっているところは稀です。

文書管理に至っては、ほとんどやっていません。

株主総会議事録、取締役会議事録、株主名簿、就業規則、雇用条件通知書等の法定文書はいうに及ばず、契約書等もかなりおざなりになっています。

社歴のある中堅中小企業もこのような実体がほとんどですから、ましてや、出来上がったばかりのベンチャー企業は、売上を立てて生き残るのに必死で、管理系は後回しになりがちです。

もっとも、ベンチャーキャピタルの出資を受け入れ、そこから取締役が派遣されているようなベンチャー企業ですと、管理がある程度しっかりしている可能性があるかもしれません。

いずれにせよ、こういう管理がずさんな企業が、いきなり上場しようとすると、この種の計数管理や文書管理をしなければならず、気合と根性だけでなく、数字と文書で、企業活動をミエル化・カタチ化・具体化・透明化することを求められます。

現在あるいはこれから管理を改めるというのであればまだしも、過去のずさんな管理を適切にやっていたように上書きする必要が生まれ、中には、改ざんやバックデートを突貫工事でやりとげるところがあるかもしれません（そんな違法で不当でデタラメな企業はまったく存在しない、と信じたいものですが）。

著者：弁護士 畑中鐵丸 ／著者所属：弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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法務部が行う文書管理業務（ドキュメンテーション）としては、
文書起案（ドラフティング）、
文書閲読（レビュー）
文書校正（リバイズ）
文書完成・印紙貼付・調印（ファイナライズ）
文書編綴（ファイリング）、
文書保管・管理、
文書開示要求への対処、
文書探索（マイニング）
文書利用・証拠提出・返還処理、
文書廃棄、
といった各作業を意味します。

「文書」
には、契約書や議事録といった重要文書や法定文書もあれば、社内の情報共有や意思決定のプロセスを示す内部文書等もあります。

文書管理、というと、頭を使わないルーティン的な意味合いで捉えられ、価値がなく、誰でもできる、陳腐な作業と思われがちです。

しかしながら、文書管理は、法務活動の中心といえるくらい決定的な重要性をもちます。

といいますのは、現代の法的紛争や闘争は、全て文書と書面の証拠によって展開される、
「筆談戦」
「文書作成競争」
という様相を呈しています。

他方で、文書の作成、閲読、管理といった文書のハンドリングにまつわる管理作業は、日本人のもっとも苦手な分野です。

結果、 多くの企業では、

• 内容デタラメ、体裁いい加減、５Ｗ２Ｈ欠如、肝心な要素が欠落した「日本昔話」型法務文書（「昔々、あるところに、おじいさんとおばあさんがいた」というような、何時のことか、何処のことか、氏名は何か、といった重要な要素がすべて欠落した、無価値で証明力のない文書）
• 保存期間適当といい加減な廃棄ルール
• 文書相互間に一貫性・合理的関連性欠如
• そもそも文書の中身は誰も気にしておらず、曖昧な記憶だけが頼りで事業や取引を運用
• 文書管理に、きちんとした資源（ヒト、モノ、カネ、ノウハウ）を動員せず、我流で適当に処理している

という惨状が横行します。

問題が起こる企業や破綻する企業は、文書作成の水準が致命的に低く、管理が壊滅的にできていません。

ちなみに、日本の組織や企業を含め、最高レベルの文書管理技術を誇っているのは、中央官庁役所であり、企業では銀行です。

銀行と役所には裁判で勝てない、などと言われますが、中央官庁や銀行が裁判でほぼ無敗の強さを誇っているのは、文書管理の精度・練度とは無縁ではありません。

そして、文書管理の精度・練度の背景には、官庁なり銀行が、文書管理という、一見陳腐で無価値な管理活動が、非常に意義と価値と有用性があり、組織の存続や事業継続に必須の前提を構成する重要タスクであり、相当な資源動員を行っても達成すべき課題と理解していることにあります。

官庁の人事配置戦略をいいますと、採用時点において国家公務員総合職首席の人間は、どのような部署に配属されるか、にあらわれています。

例えば、最強官庁といわれる財務省において、国家公務員総合職試験トップの新人が配置されるのは、主計局でも主税局でもありません。

この新人は、文書管理の中枢である、大事官房秘書課や文書課に配属されます。

要するに、財務省は、トップランクの新人を配置するほどの重要セクションが、文書管理業務を担う部署、ということであり、それほどまでに文書管理を重要視しているのです。

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法務担当者が業務で使う法令情報や、法務知識は、専門用語が多く、しかも、簡単な概念すら「霞が関言葉や霞が関文学」によって不必要に難解に表現されています。

収集したり、アップデートとしたこれら法令情報や法務知識をどのように理解し、整理し、管理すべきでしょうか？

情報には、いくつか段階的種別が存在します。

データ、ナレジ、リテラシー、ストーリー等。

法令情報や法務知識は、何も加工が加わっていない生の一次情報、すなわちデータの状態ですと、その大半が、専門用語と「 霞が関言葉や霞が関文学」で記述されており、明らかに使いようがありません。

データレベルの法令情報や法務知識は、インターネットで検索をすると、いつでも、どこでも、大量に入手できますが、このようなコモディティとしてのデータは、価値もなく、使い勝手も悪く、むしろ、目障り・耳障りなだけの
「ノイズ」
です。

データをかき集めて整理していても、結局、象形文字のような無意味で理解できない記号の羅列としての古文書を意味も内容も理解しないままコレクションしているのと同じで、機動的な法務サービス提供を支援するツールにはなり得ません。

世の中、本当に大事なことは本や新聞やネットに載っていません。

載っていてもわかりにくくしか書いていません。

故に、データを、ナレジやリテラシーやストーリーとして再解釈・再構築して、理解・把握・運用できるような実践的な知見にモディファイ（修正）しておく必要があります。

このためには、背景原理や体系を理解し、臨床経験豊富で、データとして記述された難解で無味乾燥な言葉の羅列を、アナロジー等を駆使して、ストーリーやリテラシーとして教授してもらう必要があります。

セミナー等でホンモノのプロとの接点を作り、ナレジやリテラシーやストーリーとして法令情報や法務知識を生きた形で理解し、把握し、整理・管理し、運用できるよう整備・格納しておくことが必要となります。

著者：弁護士 畑中鐵丸 ／著者所属：弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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法務担当者として、法令動向や規制環境の調査という業務を遂行する必要があります。

そして、企業を取り巻く法的リスク状況を正確かつ迅速に把握するために、常に業界全体の問題意識や業界内の法務対策水準を把握しておくべき必要があります。

もちろん、新聞等で動向把握をすることも重要ですが、世の中、大事なことほど新聞には載っていませんし、載っていても、霞が関言葉や霞ヶ関文学で、腹の立つくらいわかりにくくしか載っていません。

したがって、業界団体や法務情報業界等のセミナーもフォローし、新聞に載っていない、載っていても理解困難な言葉遣いでしか載っていない実体や動向も含めアップデートをしておくことが推奨されます。

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企業法務の仕事の大半は、調査と整理と管理です。

調べたり（調査）、調べた結果を文書化して整理したり（整理）、プロジェクト管理や外注管理や交渉（社内交渉や対外交渉）といった形で制御対象への働きかけ（管理・制御）です。

もちろん、その契機として、法務サービスの起点、すなわち法的リスクを探し出し、法務サービスを介入するような
「営業活動」、
すなわち、法務サービスの価値や有用性を他部門に気づいてもらい、介入（お節介）を許容してもらうことが必要です。

この
「法務営業活動」
も
「営業対象」たる「法的リスクが生じ得る事案」
を認知しないことには始まりません。

したがって、（長年平穏に行われていて法的問題が生じないことが経験上明らかな通常サイズのルーティン取引を除き）新規取引、新規事業プロジェクト、大規模プロジェクト、未経験な状況や事態の浮上、といった新規性・スケール性・病理性がうかがえる企業活動を
「取材」
によって覚知することも必要です。

そして、調査と整理と管理をしっかりと、すなわち漏れ抜けなく、効率的に遂行するためには、優れた調査ツールや管理ツールの整備と運用が必要であり、また、そういうツールや運用技術の先端的な開発状況を把握しておくことも必要です。

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法務部の業務は、黙って座っていて持ち込まれることよりも、積極的に
「営業」
にでかけ、法務サービズニーズを発見し（気づき、気づかせ）、法務サービスニーズの価値と有用性を理解してもらい法務サービスの介入を受容してもらう必要もあります。

もちろん、黙って座っていたら、法務部に他部門（原局）から
「法的に問題が起こりそうだから、助けてくれ」
と救援が求められることもあるでしょう。

しかし、素人目にも明らかに法的問題が生じている段階、すなわち、
弁護士名義の内容証明郵便の通知が来た、
所管官庁等から問い合わせや照会文書や呼び出しがきた、
訴状が送られてきた、
新聞や週刊誌の取材がきた、
という段階では、手遅れか、あるいは解決するために顧問弁護士等社外専門家の動員を含めた気の遠くなる時間、コスト、エネルギーを要する状態にまで、成熟（悪化）してしまっていることがほとんどです。

すなわち、法務サービスの起点、すなわち法的リスクを探し出し、法務サービスを介入するような
「営業活動」、
すなわち、法務サービスの価値や有用性を他部門に気づいてもらい、早期に介入（お節介）を許容してもらうことが必要です。

この
「法務営業活動」
も
「営業対象」たる「法的リスクが生じうる事案」
を認知しないことには始まりません。

したがって、（長年平穏に行われていて法的問題が生じないことが経験上明らかな通常サイズのルーティン取引を除き）新規取引、新規事業プロジェクト、大規模プロジェクト、未経験な状況や事態の浮上、といった新規性・スケール性・病理性がうかがえる企業活動を
「取材」
によって覚知することも必要です。

したがって、法務サービスの
「営業」
にでかけ、法的リスクが潜んでいる企業活動を
「取材」
によって覚知し、
「法務サービス」
の契機を探し出し、法務サービス介入を当該担当者に理解してもらうべく、説得することが必要になってきます。

早期に発見・特定できた法務リスクは、簡単に制御できます。

契約のリスキーな条項をリスクがなくなるよう（あるいは減らせるよう）
「上書き」したり、
ビジネスモデルや座組や商流を変更してリスクを回避したり転嫁したり、
さらには、最悪、検討しているビジネスから撤退してしまえば、
リスクは根源的に消失します。

おそらく、営業部門や企画部門からは、手柄ないし手柄を立てるチャンスを潰されそうになっていることから、怨嗟の声が上がるかもしれません。

ですが、法的リスクに目をつぶったからといって、法的リスクがなくなるわけではありません。

また、法務部としては、事業を中止する権限をもっているわけではなく、最終的には取締役会ないし担当取締役の裁量により決定されますので、
「法務部が余計なことをいいやがった」
という怨嗟の声はお角違いです。

組織内にこういうことが何度か経験として蓄積されると、
「法務部が介入するとロクなことがない」
というネガティブなイメージができあがり、法務部の
「営業」
は、非常に厳しい営業活動になるかもしれませんが、このような障害をはねのけ、
「法務営業」
に邁進するタフなメンタルをもつことも必要です。

著者：弁護士 畑中鐵丸 ／著者所属：弁護士法人 畑中鐵丸法律事務所

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